Pourquoi automatiser le suivi des relances clients ?
Dans une TPE, une même personne peut gérer les clients, les devis, les interventions, la facturation et les paiements. Il devient donc facile d’oublier de relancer un prospect ou de vérifier une facture en retard.
Automatiser le suivi permet surtout de créer une méthode régulière : chaque document peut être suivi selon des règles définies à l’avance, au lieu de dépendre uniquement de votre mémoire.
Les avantages pour une petite entreprise
Moins d’oublis
Les devis sans réponse et les factures en retard sont plus faciles à repérer lorsqu’ils sont suivis dans un seul outil.
Un suivi plus régulier
Vous pouvez définir des délais de relance adaptés à votre activité au lieu de relancer uniquement lorsque vous y pensez.
Plus de temps pour votre activité
Le suivi commercial prend moins de place dans votre quotidien lorsque les prochaines actions sont clairement identifiées.
Une meilleure visibilité
Vous gardez une vue sur les montants en attente, les clients à relancer et les sommes récupérées après suivi.
Comment mettre en place un suivi automatisé ?
Centraliser vos clients
Commencez par regrouper les coordonnées de vos clients et prospects dans un seul espace.
Créer et envoyer vos documents
Créez vos devis et factures puis envoyez-les directement au client depuis votre outil de gestion.
Définir vos jours de relance
Choisissez les délais qui correspondent à votre activité, par exemple une première relance après quelques jours puis une seconde plus tard.
Suivre les réponses et paiements
Identifiez rapidement les devis toujours en attente et les factures dont l’échéance est dépassée.
Peut-on choisir soi-même les jours de relance ?
Oui, et c’est même important. Une entreprise du bâtiment n’a pas forcément le même cycle de vente qu’un consultant ou qu’une société de services.
Dans PME Copilot, vous pouvez choisir les jours auxquels vous souhaitez relancer vos devis. Vous pouvez par exemple définir une première relance à J+3, une seconde à J+7 et une dernière à J+14, ou utiliser vos propres délais. PME Copilot suit ensuite ces échéances et fait remonter les devis concernés.
Voir comment choisir ses délais de relance →Avec PME Copilot
Centralisez le suivi commercial dans un seul outil
PME Copilot regroupe vos clients, devis, factures et échéances afin que vous sachiez rapidement ce qui mérite votre attention.
Vous pouvez créer et envoyer vos devis, suivre leur statut, choisir vos jours de relance, surveiller les factures en retard et visualiser les montants encore à encaisser.
Faut-il tout automatiser ?
Non. L’automatisation doit surtout éviter les tâches répétitives et les oublis. Certaines situations nécessitent toujours une intervention humaine, notamment lorsqu’un client pose une question, demande une modification ou rencontre un problème de paiement.
L’objectif est donc de vous aider à savoir qui relancer et quand, tout en conservant la maîtrise de l’envoi et de votre relation client.
Dans la version actuelle de PME Copilot, le suivi des échéances est automatisé, mais l’envoi de la relance reste déclenché par l’utilisateur.
Quels documents faut-il suivre en priorité ?
Les devis sans réponse et les factures arrivées à échéance sont généralement les deux catégories les plus importantes à surveiller.
Les premiers représentent des ventes potentielles encore ouvertes. Les secondes correspondent à du chiffre d’affaires déjà réalisé mais pas encore encaissé.
Automatisez le suivi de vos relances avec PME Copilot
Organisez vos devis, factures et relances dans un seul espace et gardez une vision claire des opportunités et montants à récupérer.