Politique de confidentialité

Pour les traitements liés à la gestion du compte PME Copilot, à la relation commerciale, à la facturation, au support et au fonctionnement du service, le responsable du traitement est :

Lorsque vous utilisez PME Copilot pour enregistrer des données relatives à vos propres prospects ou clients, par exemple leur nom, leur adresse e-mail, leur téléphone, leurs devis, leurs factures ou leurs relances, vous déterminez les finalités de cette utilisation.

Dans ce cadre, votre entreprise agit en principe en qualité de responsable du traitement et PME Copilot intervient, dans la mesure applicable, en qualité de sous-traitant pour fournir le service.

Il vous appartient notamment de disposer d'une base juridique appropriée pour traiter les données de vos prospects et clients et pour leur envoyer les communications que vous déclenchez depuis PME Copilot.

Selon votre utilisation du service, PME Copilot peut traiter les catégories de données suivantes :

• données de compte : nom, adresse e-mail, identifiant utilisateur et informations d'authentification ;
• données de l'entreprise : nom, coordonnées, logo, paramètres du compte et paramètres de relance ;
• données de prospects et clients saisies par l'utilisateur : nom, e-mail, téléphone et autres informations renseignées dans le service ;
• données relatives aux devis : référence, description, montant, date, statut, historique d'envoi et de relance ;
• données relatives aux factures : référence, montant, montant payé, dates, échéance, statut et historique de relance ;
• contenu des messages et relances préparés ou envoyés au moyen du service ;
• données d'abonnement et de facturation nécessaires à la gestion de l'offre Premium ;
• données techniques nécessaires à l'authentification, à la sécurité, à la prévention des abus et au fonctionnement de l'application ;
• informations transmises lorsque vous contactez le support.

PME Copilot n'a pas vocation à collecter des catégories particulières de données personnelles, telles que des données de santé, des opinions politiques ou des données biométriques. Les utilisateurs sont invités à ne pas saisir de telles données dans le service sauf nécessité et base juridique appropriée.

Les informations identifiées comme nécessaires lors de la création du compte, de la souscription ou de l'utilisation d'une fonctionnalité sont requises pour fournir le service concerné.

À défaut de fournir ces informations, certaines fonctionnalités, notamment l'authentification, l'envoi d'un devis ou d'une facture, une relance ou la souscription Premium, peuvent ne pas fonctionner.

Les données sont accessibles uniquement dans la limite de ce qui est nécessaire :

• à l'utilisateur et aux personnes autorisées au sein de son entreprise ;
• à PME Copilot lorsque cela est nécessaire au fonctionnement, à la sécurité, à la maintenance ou au support ;
• aux prestataires techniques utilisés pour fournir le service ;
• aux autorités ou organismes légalement habilités lorsque la loi l'exige.

PME Copilot s'appuie notamment sur les prestataires suivants :

Ces prestataires ne reçoivent que les données nécessaires à l'exécution de leurs services respectifs.

Certains prestataires techniques peuvent être établis hors de l'Espace économique européen ou faire intervenir des entités situées dans des pays tiers.

Lorsqu'un transfert international de données personnelles a lieu, celui-ci doit être encadré par un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation, le cadre applicable aux organismes concernés ou des clauses contractuelles types accompagnées, lorsque cela est nécessaire, de garanties complémentaires.

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties applicables en écrivant à contact@pmecopilot.fr.

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

• les données nécessaires au fonctionnement du compte sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle ;
• les données de prospects, clients, devis, factures et relances saisies par l'utilisateur sont conservées pendant l'utilisation du service, sous réserve des suppressions réalisées par l'utilisateur et des obligations légales applicables ;
• les données liées à la facturation et aux obligations comptables sont conservées pendant les durées requises par la réglementation ;
• les données de support sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis, si nécessaire, pendant la durée utile à la défense des droits de PME Copilot ;
• les données techniques et de sécurité sont conservées pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic et de prévention des abus.

À l'issue des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une conservation supplémentaire est nécessaire pour respecter une obligation légale ou défendre un droit en justice.

PME Copilot met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment des mécanismes d'authentification, des contrôles d'accès aux données, la séparation logique des données des entreprises utilisatrices et la limitation de l'accès aux fonctions sensibles.

Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, ces mesures sont adaptées et réévaluées en fonction des risques et des évolutions du service.

Dans les conditions prévues par le RGPD et la législation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la portabilité pour les traitements auxquels ce droit est applicable ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur le consentement.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@pmecopilot.fr. Une vérification d'identité peut être demandée uniquement lorsqu'elle est nécessaire pour éviter qu'une demande soit exécutée au bénéfice d'un tiers non autorisé.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Si vous êtes le client ou prospect d'une entreprise qui utilise PME Copilot et que vous recevez, par exemple, un devis, une facture ou une relance envoyée depuis le service, votre interlocuteur principal pour l'exercice de vos droits est normalement l'entreprise avec laquelle vous êtes en relation.

PME Copilot peut assister cette entreprise dans le traitement des demandes relatives aux données hébergées dans le service, conformément aux obligations applicables aux sous-traitants.

PME Copilot n'utilise pas les données personnelles pour prendre, de manière entièrement automatisée, une décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative une personne.

Les suggestions, statuts, rappels ou indicateurs proposés dans l'application restent des outils d'assistance à la gestion. L'utilisateur conserve la maîtrise des actions commerciales qu'il décide d'effectuer.

PME Copilot utilise des cookies ou mécanismes de stockage strictement nécessaires au fonctionnement du site et de l'application, notamment pour l'authentification, la sécurité et le maintien de la session.

Dans la configuration actuelle du service, PME Copilot ne déclare pas utiliser de cookies publicitaires ou de mesure d'audience nécessitant un consentement préalable.

Si de tels outils sont ajoutés ultérieurement, cette politique sera mise à jour et, lorsque la réglementation l'exige, un mécanisme de recueil du consentement sera mis en place avant leur dépôt.

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte des évolutions du service, de ses prestataires ou de la réglementation.

La date de dernière mise à jour affichée en haut de cette page permet d'identifier la version en vigueur.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer un droit :

contact@pmecopilot.fr